Nebenkosten können auf verschiedene Weisen abgerechnet werden, zum Beispiel nach Wohnfläche, Verbrauch, Anzahl Personen, Anzahl Wohneinheiten im Gebäude, oder einer beliebigen Kombination aus diesen Einflussfaktoren. So ist es zum Beispiel in einigen Objekten üblich, aufgrund des Wärmeverlustes in den Heizungsleitungen oder Warmwasserleitungen zu den einzelnen Wohneinheiten bis zu 30% der Jahreskosten gleichmäßig über alle Wohneinheiten aufzuteilen, und die restlichen 70% nach dem tatsächlichen Verbrauch.
Wenn du hier die Verteilungsschlüssel für das vermietete Objekt hinterlegst, können daraus automatisiert Jahresabrechnungen erstellt werden.
Für diese Funktionalität wird das Verbrauch-Premiumpaket benötigt.
Anlegen der Verteilungsschlüssel
Du kannst beliebige nebenkostenrelevante Bestandteile hinzufügen, oder diese aus den hinterlegten Mietverträgen der Mieteinheiten laden. Wie üblich, haben Heiz- und Warmwasserkosten eine besondere Bedeutung für die Berechnung der Kalt-/Warmmiete, daher ist der Text bei diesem Typen nicht änderbar. Bei allen anderen Betriebskosten können beliebige Bezeichnungen verwendet werden.
Die Betriebskosten können beliebig nach Fläche, Wohneinheiten, Verbrauch oder Personenzahl verteilt werden. Die Summe des Verteilungsschlüssels muss immer 100% ergeben.
Es kann auch mehrmals derselbe Betriebskostentyp angelegt werden, solange sich die Zeiträume nicht überschneiden. Das ist sinnvoll, wenn der Verteilungsschlüssel zu einem festgelegten Zeitpunkt geändert werden soll, also zum Beispiel in einem Jahr nach Wohnfläche abgerechnet wurde, und im nächsten Jahr verbrauchsbasiert abgerechnet werden soll.
Eigene Einheitenverteilung
Normalerweise wird die Verteilung der Kosten auf die Einheiten automatisch berechnet. Wenn z.B. nach Fläche verteilt werden soll, werden in der Nebenkostenabrechnung die aktuellen Flächen der Einheiten herangezogen oder bei Verteilung der Einheiten wird die Anzahl der Einheiten im Objekt gerechnet. Bei Verteilung nach Personenzahl wird angenommen, dass in jeder Einheit gleich viele wohnen.
In einigen Fällen kann es aber notwendig sein, die Verteilung manuell anzupassen. Das ist z.B. der Fall, wenn eine Einheit innerhalb eines Abrechnungszeitraums ausgebaut wird, und sich die Fläche ändert. Bei der automatischen Ermittlung wird immer die aktuell erfasste Fläche berechnet. Für den Zeitraum vor dem Umbau muss dann ein weitere Zeile mit demselben Verteilungsschlüssel, aber einer eigenen Einheitenverteilung angelegt werden, in der die alte Flächenverteilung hinterlegt wird. Ebenso ist es notwendig, wenn eine Einheit hinzukommt oder wegfällt, so dass sich die Gesamtanzahl der Einheiten im Objekt ändert. Bei Aufteilung über Personen muss das jedes Mal passieren, sobald sich die Anzahl in einer der Einheiten ändert, bzw. wenn die Anzahl der Personen nicht in jeder Einheit gleich ist.
Eine Abweichende Eingabe ist z.B. auch sinnvoll, wenn dir nicht alle Einheiten im Objekt gehören, sondern nur einige, und du die „fremden“ Einheiten nicht erfassen möchtest. Dann kannst du deinen eigenen Anteil ausrechen und hier hinterlegen.
Während die Verteilung im Verteilungsschlüssel immer 100% als Summe betragen muss, kann die manuelle Verteilung nach Einheiten auch mehr oder weniger als 100% sein, z.B. weil dir nicht alle Einheiten im Objekt gehören, oder aus anderen individuellen Vereinbarungsgründen.
Bei Verteilung nach Verbrauch ist keine abweichende Eingabe möglich, hierfür wird immer der Verbrauch berücksichtigt.
Die Einheitenverteilung ist immer als zweiter Schritt zum Verteilungsschlüssel zu sehen und ersetzt diesen nicht. Beispiel: 100€ Kosten sollen zu 40% nach Fläche und zu 60% nach Einheitenanzahl verteilt werden. Somit werden 40€ nach Fläche und 60€ nach Anzahl verteilt. Bei 2 Einheiten im Objekt und gleichen Flächen werden also z.B. für jede Einheit jeweils 20€ nach Fläche und je 30€ nach Anzahl fällig. Wenn aber bei der Aufteilung nach Anzahl hinterlegt ist, Einheit 1 25% nach Fläche zu zahlen hat, und Einheit 2 75%, muss Einheit 1 40€*25%=10€ zahlen, und Einheit 2 75%*40€=30€, zuzüglich jeweils 30€ nach Anzahl.
Umlage Typ
Wähle hier aus, ob diese Position nach Abflussprinzip, oder nach Leistungsprinzip verteilt werden soll.
Beim Abflussprinzip werden die kompletten Kosten in der Abrechnung berücksichtigt, wenn die Zahlung im Abrechnungszeitraum entstanden ist. Entscheidend ist dafür der Endzeitpunkt des Verbrauchs.
Beim Leistungsprinzip werden die Kosten anteilig auf die Tage des Abrechnungszeitraums umgerechnet. Dadurch können die abgerechneten Kosten geringer (wenn der Verbrauchszeitraum größer als der Abrechnungszeitraum ist), oder höher (wenn der Verbrauchszeitraum kleiner als der Abrechnungszeitraum ist) sein.
Löschen der Verteilungsschlüssel
Betriebskosten kosten auch gelöscht werden. Wenn dazu noch keine Verbrauchszahlen hinterlegt sind, wird die betroffene Zeile komplett aus dem System entfernt. Wenn schon Verbrauch dazu eingegeben wurde, wird die Zeile als gelöscht markiert, und kann über den Schalter „Gelöschte anzeigen“ wieder eingeblendet werden.
Speichern
Vergiss nicht, nach dem Anlegen, Ändern oder Löschen von Betriebskosten zu speichern, damit die Änderungen übernommen werden.