Abrechnung

Hier kannst du die Details der Abrechnung ansehen und bearbeiten und ggf. zusätzliche Dokumente hochladen.

Beim Erstellen der Abrechnungen solltest du darauf achten, dass sich die Abrechnungsperioden nicht überschneiden, und es keine Lücken zwischen den Perioden gibt. Natürlich kannst du aber auch beliebige Zwischenabrechnungen erstellen.

Die Nebenkostenabrechnung muss formell richtig erstellt werden, damit sie auch gültig ist. Dafür sind unter Umständen viele Daten notwendig. Der praktische Assistent für dich Schritt für Schritt durch die Erstellung, dadurch kannst du auch diese Aufgabe innerhalb weniger Minuten erledigen.

Eckdaten

Hier gibst du den Zeitraum ein, für den die Abrechnung erstellt werden soll. Später kannst du hier auch den Status nachverfolgen, wenn die Abrechnung zum Beispiel verschickt wird, oder schon bezahlt ist.

Bemerkung

Du kannst dir zu der Abrechnung weitere Bemerkungen hinterlegen.

Dateien

Du kannst dir zu der Abrechnung weitere Dateien speichern, wie zum Beispiel Die Abrechnungen der Energieversorger oder die Rechnungen der Versicherungsgesellschaften.

Wenn du eine Abrechnung als PDF erstellt hast, wird sie automatisch bei deinen Dateien gespeichert.

Abrechnungsdetails

Bei einer Nebenkostenabrechnung müssen die einzelnen Bestandteile für den Zeitraum aufgeführt werden. Die Zeiträume bei jedem Bestandteil können sich unterscheiden, und alle Bestandteile können auch mehrfach vorkommen, zum Beispiel, wenn die Abrechnung über einen längeren Zeitraum gemacht wird, in dem es Mietanpassungen innerhalb das Zeitraumes gegeben hat.

Idealerweise decken alle Abrechnungspunkte den gesamten Abrechnungszeitraum lückenlos ab. Abweichungen sind aber möglich, zum Beispiel wenn innerhalb des Abrechnungszeitraumes vertraglich vereinbarte Kosten hinzukommen oder wegfallen. In diesem Fall wird beim Speichern und Erstellen der Abrechnung eine Warnung angezeigt.

Automatisches laden und Berechnen der Nebenkosten

Sobald der Abrechnungszeitraum eingegeben ist, kannst du automatisch die in den Mietverträgen für diesen Zeitraum hinterlegten Nebenkosten laden. Beim Laden kannst du wählen, ob die entstandenen Kosten im Zeitraum komplett eingerechnet, oder auf die Tage in der Abrechnungsperiode umgerechnet werden. Nutze dazu die entsprechende Auswahl, und klicke dann auf den Knopf „Aus Verträgen und Verteilungen laden“. Weitere Erklärungen findest du weiter unten.

Geleistete Vorauszahlungen

Über die hinterlegten Mietverträge des Mieters werden die geleisteten Vorauszahlungen im Abrechnungszeitraum ermittelt. Dabei werden die hinterlegten monatlichen Kosten in den Verträgen für alle Monate im Abrechnungszeitraum eingerechnet. Wenn ein Monat nicht vollständig abgerechnet wird, werden die hinterlegten Monatskosten tageweise anteilig berechnet.

In jeder Position wird für die Ermittlung der gezahlten Vorauszahlungen der Zeitraum der Abrechnung angenommen, nicht der Zeitraum der Position. Wenn im Vertrag der Gültigkeitszeitraum kleiner als der Abrechnungszeitraum ist, wird das selbstverständlich ebenfalls berücksichtigt.

Verteilungsschlüssel

Alle für den Zeitraum hinterlegten Verteilungsschlüssel werden berücksichtigt. Die Verteilungsschlüssel dürfen sich innerhalb der Abrechnungsperiode nicht ändern. Es kann also nicht z.B. eine Abrechnung vom 01.01. bis 31.12. erstellt werden, in der die Grundsteuer vom 01.01. bis 31.01. nach Anzahl der Einheiten im Objekt verteilt werden, und vom 01.02. bis 31.12. nach Wohnfläche. Sollte sich der Verteilungsschlüssel ändern, sollte für jeden Zeitraum eine eigene Abrechnung erstellt werden, oder die Kosten manuell ermittelt und verteilt werden.

Es ist aber natürlich jederzeit möglich, die Anteile der Einheiten innerhalb des Abrechnungszeitraumes anzupassen und automatisch zu berücksichtigen. Wenn z.B. nach Wohnfläche verteilt wird, und eine Einheit zum 01.03. ausgebaut wurde und mehr Wohnfläche besitzt, erfasse 2 Mal denselben Verteilungsschlüssel, mit 2 unterschiedlichen Anteilen der Einheiten für die jeweiligen Perioden.

Nebenkosten

Es werden alle Nebenkosteneingaben berücksichtigt, die im gewählten Abrechnungszeitraum liegen. Wenn du Zählerstände erfasst hast, kannst du die Verbrauchsberechnung nutzen, um den Verbrauch für den Abrechnungszeitraum zu ermitteln. Beim Laden der Nebenkostendaten kannst du wählen, ob nach Abflussprinzip, nach Leistungsprinzip oder laut Definition pro Verteilungsschlüssel gerechnet werden soll. Du hast die Wahl, ob dabei die erfassten Kosten komplett verteilt werden, oder auf die Tage des Abrechnungszeitraums umgerechnete werden. Hier einige Beispiele:

Berücksichtigung der kompletten Kosten (Abflussprinzip): Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn du die Kosten so erfassen und verrechnen möchtest, wie sie in dem Zeitraum entstehen. Dazu sollten die Zeiträume der Kosten am Besten zum Abrechnungszeitraum passen. Wenn du z.B. Kosten für den Schornsteinfeger in Höhe von 30€ im März und 80€ im September hast, kannst du die kompletten 110€ für das gesamte Jahr einrechnen und verteilen lassen. Bei Berechnung nach Abflussprinzip wird das Enddatum als Fälligkeitszeitpunkt angenommen.

Umrechnung der Kosten auf die Tage im Abrechnungszeitraum (Leistungsprinzip): Diese Einstellung ist vor Allem für Zwischenabrechnungen bei einem Mieterauszug sinnvoll, kann aber auch genutzt werden, wenn du die Kosten stark abweichend vom Abrechnungszeitraum erfasst. Wenn du z.B. Heizkosten in Höhe von 1000€ vom 01.01. bis 31.12. erfasst hast, und eine Abrechnung vom 01.01. bis 31.07. erstellst, sollten nur (circa) 50% der Kosten berücksichtigt werden, da auch nur 50% der Tage im Kostenzeitraum abgerechnet werden. Mit dieser Einstellung wird dann erst der Tagespreis im Kostenzeitraum errechnet, und dann über die Verteilungsschlüssel auf die gewählten Tage im Abrechnungszeitraum verteilt.

Erklärung der automatischen Berechnungen

Wenn du die Vertrags-, Verteilungs- und Verbrauchsdaten lädst und automatisch berechnen lässt, werden dir Erklärungen angezeigt, wie das Ergebnis zustande gekommen ist. Dabei werden die Einzelschritte, wie Vertragsbestandteile, gefundene Verteilungen und Verbrauch, sowie Zwischenergebnisse, wie berechneter Tagespreis, Anteil der Einheit am jeweiligen Verteilungsschlüssel usw. angezeigt.

Die Erklärungen werden an der Position gespeichert und können immer wieder angezeigt werden, damit du die Berechnung jederzeit wieder nachvollziehen kannst. ABER ACHTUNG: Die Berechnung und Erklärung geschieht immer einmalig zum Zeitpunkt des Ladens. Solltest du nachträglich die Position manuell ändern, können die Erklärungen nicht automatisch deine manuellen Änderungen berücksichtigen. Es werden immer die ursprünglichen Erklärungen angezeigt.

Tipps zur Vereinfachung der Nebenkostenabrechnung

• Eine Aufteilung der Kosten nach Personen sollte vermieden werden, da das sehr aufwendig und unsicher sein kann. Es muss ständig überwacht und gepflegt werden, wer in welchen Einheiten ein und ausgezogen ist. Bei vielen Ein- und Auszügen sind Kosten schwierig zu berechnen und zu verteilen.
• Alle Zeiträume sollten nach Möglichkeit übereinstimmen. Am Einfachsten ist die Berechnung, wenn das Start- und Enddatum bei Abrechnung, Mietverträgen, Verteilungsschlüssel und Verbrauch übereinstimmen, bzw. einander komplett abdecken (also z.B. der Mietvertrag schon vor dem Abrechnungszeitraum beginnt, und nicht vor Ende des Zeitraums endet). Bei einigen Konstellationen ist eine automatische Berechnung nicht möglich, bzw. es können nicht alle Daten gefunden und berechnet werden.
• Beim automatischen Erstellen der Abrechnung werden alle Verbrauchseingaben berücksichtigt, die komplett oder teilweise in den Zeitraum fallen. Falls der Zeitraum des Verbrauchs nicht mit dem Abrechnungszeitraum übereinstimmt, wird er ggf. in zwei Abrechnungen berücksichtigt. In dem Fall müsste die Abrechnung auf Tagesberechnung umgestellt werden, oder die Position manuell berechnet werden. Beispiel: Es werden 2 Abrechnungen angelegt: 01.01.-30.06 und 01.07.-31.12. Dazu wird der Verbrauch 100€ Heizkosten vom 01.01-31.12. erfasst. Wenn die Abrechnungen auf Komplettkosten eingestellt ist, werden in beide Abrechnungen 100€ eingerechnet, obwohl es eigentlich nur ca. 50€ sein dürften.
• Verteilungsschlüssel müssen für den kompletten Abrechnungszeitraum vorhanden sein, ohne Verteilungsschlüssel können Kosten nicht automatisch verteilt werden.
• Es ist zwar möglich, einen Nebenkosten-Verbrauch außerhalb des Zeitraums des Verteilungsschlüssels zu erfassen, es kann jedoch dazu führen, dass dieser Verbrauch beim automatischen Berechnen nicht oder nicht vollständig gefunden und eingerechnet werden kann. Er muss dann manuell berechnet werden.
• Bei der Erfassung der Bestandteile der Vertragskosten solltest du die Kosten einzeln aufnehmen, statt nur einen allgemeinen Punkt „Betriebskosten“ zu erfassen. Nur so können die eingegebenen Verbrauchskosten dagegen verrechnen. Beim Erstellen des Abrechnungsdokumentes kannst du dennoch jederzeit die Vorauszahlungen zu einer Gesamtsumme zusammenfassen, damit deine internen Berechnungen dem Mieter gegenüber nicht dargestellt werden.
• Wenn im Laufe einer Verbrauchsperiode Mieteinheiten dazu kommen, z.B. weil ein vorher nicht ausgebauter Bereich fertiggestellt wird, ist der Verbrauchsanteil für diese Mieteinheit erstmal leer. Du solltest ihn dann nach dem Anlegen der neuen Mieteinheit nachtragen, ansonsten kann die Berechnung der Nebenkostenabrechnung falsch sein.
• Wenn du Abrechnungspunkte hast, die nur Vorauszahlungen haben, aber keine Kosten, müssen sie zwar in der Abrechnung bleiben, um die Nachzahlungen korrekt zu berechnen, müssen aber nicht mit 0€ Kosten ausgedruckt werden. Ein Beispiel dafür sind allgemeine Betriebskostenvorauszahlungen im Mietvertrag, wo die Betriebskosten nicht einzeln mit Werten aufgelistet werden.

Manuelles Anpassen der Nebenkosten

Du kannst die automatischen Erklärungen auch nutzen, um manuelle Anpassungen durchzuführen. So siehst du z.B. wie viele Tage im Abrechnungszeitraum sind, wie hoch die durchschnittlichen Tageskosten oder die Flächenanteile sind, und mit den Werten weiterrechnen.

Bei jedem Abrechnungspunkt können alle Daten, wie Name, Zeitraum, monatliche Zahlungen oder entstandene Kosten angepasst werden.

Es können auch beliebige Zeilen gelöscht, oder neue angelegt werden.

Vergiss nicht zu speichern bzw. die Abrechnung zu erstellen, nachdem du alle Daten korrekt eingegeben hast.

Beim Erstellen der Abrechnung kannst du ggf. noch einen ergänzenden Text hinzufügen, oder den vorgeschlagenen Text ändern, indem du zum Beispiel deine Kontonummer einträgst, auf das die Nachzahlung des Mieters überwiesen werden soll.

Du kannst vor jedem Erstellen der PDF Datei wählen, ob die geleisteten Vorauszahlungen einzeln aufgeführt, oder als eine Gesamtsumme in der Abrechnung auftauchen sollen. Außerdem kannst du für jede Datei wählen, ob die 0€ Kosten (reine Vorauszahlungen) in der Kostenübersicht auftauchen, oder nur bei den Vorauszahlungen berücksichtigt werden.

Die erstellte Abrechnung wird automatisch bei deinen Dateien gespeichert. Diese kannst du bei Bedarf runterladen, und an den Mieter verschicken. Die PDF der Abrechnung kannst du jederzeit nach weiteren Anpassungen neu erstellen, und erstellte Dateien jederzeit löschen.

Abrechnung speichern

Wenn du Änderungen an der Abrechnung vorgenommen hast, muss diese gespeichert werden, damit sie verfügbar werden.

Abrechnung löschen

Solltest du die Abrechnung nicht mehr benötigen, kannst du sie jederzeit löschen.

Achtung! Dabei werden alle Daten der Abrechnung, inkl. gespeicherter Dokumente, unwiderruflich gelöscht. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden.